اَللّهُمَّ كُنْ لِوَلِيِّكَ الْحُجَّةِ بْنِ الْحَسَنِ صَلَواتُكَ عَلَيْهِ وَعَلى آبائِهِ في هذِهِ السّاعَةِ وَفي كُلِّ ساعَةٍ وَلِيّاً وَحافِظاً وَقائِداً وَناصِراً وَدَليلاً وَعَيْناً حَتّى تُسْكِنَهُ أَرْضَكَ طَوْعاً وَتُمَتِّعَهُ فيها طَويلاً

--------------------------------------------------------------------------------------

عملکرد حوزه معاونت اداری مالی واحد در طول یک سال کذشته

اهم فعالیت ها امور اداری

مدیریت امور اداری با توجه به تنوع کاری آن بر حسب چارت سازمانی دارای حوزه های زیر بوده که به اختصار اهم فعالیت آنها را به اطلاع می رساند:

الف:قسمت مدیریت امور اداری

ب: قسمت خدمات

ج:قسمت ترابری

د: قسمت دبیر خانه

الف : قسمت مدیریت امور اداری:

1-صدور احکام کارگزینی به کارکنان واحد در اسرع وقت چه از لحاظ تمدید قرارداد ویا تغییر پست سازمانی یا ارتقاءگروه

یا تآهل واولاد ونیز افزایش حقوق مزایا وغیره...

2- تهیه لیست اضافه کاری وکسر کار و غیبت کارکنان در اواخر هر ماه کمتر از24 ساعت و گزارش آن به معاونت اداریو مالی واحد جهت پرداخت حقوق ودستمزد بموقع کارکنان.

3-تعویض کارت های پرسنلی چه هیات علمی وچه غیر هیات علمی در هر 6 ماه یکبار و صدور بار کد جدید کارت ورودو خروج به تعداد 250عدد.

4- کنترل درخواست های کالا از انبار ویا صدور مجوز خرید کالا.

5- کنترل ماهانه ارتقاء گروه کارکنان وارتقاء سنوات آنان.

6- اطلاع رسانی پیش از موعد مقرر کارکنان از مرخصی ها و مآموریت های صورت گرفته آنها.

7- محاسبه وارسال بموقع ترازمرخصی سالانه وتراز سنواتی و نیزبازخرید مرخصی ها دراواخرسال با وجود حجم کاری زیادی که همیشه در آخر سال با آن روبرو هستیم.

8- صدور قرلرداد جدید در سال85 بیش از 800 حکم در طول یکسال

9-  تمدید بموقع و تهیه و پخش لیست بیمه های عمر و مازاد درمان که در هر سال قابل تمدید است.

10- لیست برداری ازگواهیهای کسرحقوق و نیزخلاصه نویسی پرونده کارکنان بصورت فرم و درج درپرونده پرسنلی

آنان.

11-تبدیل شماره پرونده ها بصورت حروف الفبایی ونیزبایگانی بصورت دوپرونده برای هر پرسنل بصورت الف وب

12-پرونده سازی پرسنلی ومرخصی برای پرسنل قراردادکارمعین ازصفربعدازتبدیل نیروی شرکتی به آن بتعداد64 مورد

13-اجرای بخشنامه های صادره دراسرع وقت ونیز پاسخ دهی وارسال به موقع مکاتبات منطقه ای یا سازمان مرکزی ویاادارات و سازمانها.

14-تفکیک بخشنامه بر حسب موارد استفاده و اسکن آنها در رایانه اداری بصورت مجزا.

15- اسکن کلیه پرونده های پرسنلی در رایانه اداری و ثبت کلیه مشخصات کارکنان در آن.

16-تهیه و تنظیم چارت سازمانی برحسب امتیازواحد که یکی ازمهمترین وحساسترین عملکردهای قسمت اداری است

که همه ساله با دقت انجام می گیرد و مورد تصویب سازمان قرار می گیرد.

17-تفکیک گزارش مرخصی ها و مآموریت های ماهانه در صندوق های مخصوص هر کارمند.

18-پرداخت واجرای بخشنامه بن هرشش ماه یکبار و نیز خواربار ماه مبارک رمضان وعیدی کارکنان غیرعضوهیات علمیهر سال یکبار.

19-کنترل قبوض برق،گاز،تلفن،آب وغیره هردو ماه یکبار.

20-نظارت بر تلفنخانه و خطهای داخلی وخارجی واحد.

21- برگزاری دوره های ضمن خدمت نیروی انسانی بمدت 100 ساعت در مدت2 سال برای کارکنان غیر هیآت علمیو مدت60 ساعت برای کارکنان هیآت علمی واحد.

22-ایجاد فایل وبایگانی جداگانه برای دوره های برگزار شده و تشکیل پرونده برای هر پرسنل حائز شرایط.

23-تشکیل جلسات مختلف اداری با حضور ریاست محترم واحد حداقل هر 2 بار در ماه و با حضور معاونت محترم اداری و  مالی واحد حداقل 7 بار در ماه وشرکت در جلسات اداری منطقه و سازمان

24-همکاری تنگاتنگ با حوزه آموزش واحد در هرترم(امتحانات- ثبت نام و غیره)از لحاظ ترابری وخدمات واداری و

غیره

25-همکاری با دفتر فرهنگی وحوزه های پژوهش و اموردانشجویی درزمینه های اجرای مراسمات ازلحاظ ترابری و خدمات

واداری و غیره وسرویس دهی تمامی اردوهای دانشجویی، درخواستی از حوزه های مختلف واحد.

ب) قسمت خدمات واحد:

1-کنترل و نظارت بر نظافت و بهداشت ساختمان مرکزی و حوزه معاونت پژوهشی ودانشکده ونیز محوطه آنها که توسط قشر زحمتکش خدمات انجام می گیرد.

2- نظارت بررنگ آمیزی و لکه گیری ساختمان مرکزی واحد که هردوسال درایام تعطیلات نوروزانجام می گیرد و نیزرنگ آمیزی جدولها ونیمکتها و حوض موجود در محوطه.

3-خرید 30 عدد نیمکت و نصب آن در محوطه ساختمان مرکزی ونیز محوطه خوابگاه مرکزی.

4--کنترل و نظارت دقیق بر کارهای تعریف نشده قشر زحمتکش تآسیسات واحدکه هر لحظه امکان رفع مشکلات بوجود آمده را فراهم می سازد.

5-افزایش خط تلفن واحد و جلو گیری از اختلافات تلفنی ونیز هماهنگی هایی که همیشه با شرکت برق در زمینه کنترل قطعی برق واحد داریم.

6- فروش و تعویض یک دستگاه پیکان و نیسان وانت از کار افتاده و اضافه نمودن مدل جدید به ناوگان ترابری واحد

7-خریداری یک دستگاه پراید 141و دستگاه پژوه 405وGLI  جهت تسریع در کارهای محوله ترابری

8-خرید دو دستگاه اتوبوس مدی باس جهت سرویس دهی بهتر دانشجویان

ج) :قسمت ترابری واحد:

1-رسیدگی و ایجاد نظم در ورود و خروج خودروهای واحد به سطح شهر و خارج از  شهر

2-سرویس دهی روزانه به اساتید از دانشکده به واحد و بلعکس از ساعت 7:30 لغایت 18 عصر

3- برناکه کشیک روزانه رانندگان در بعد از وقت اداری جهت انجام امورات واحد.

4-انجام حمل ونقل از قبیل مصالح ساختمانی وآشغال وغیره.

5-سرویس دهی روزانه به قسمتهای مختلف واحد از قبیل امور مالی ودفتر فرهنگ اسلامی و مجتمع و غیره

6-کنترل فنی و رسیدگی به وسائط نقلیه از نظر فنی (خودرو های سنگین وسبک)

7- سرویس دهی دانشکده از نظر تآمین غذا برای اساتید و دانشجویان

8- سرویس دهی به هفت گروه از دانشجویان عملیات کشاورزی به مزرعه واطراف شهر

9- سرویس دهی هفتگی کوهنوردی و همکاری با تربیت بدنی شهرستان

د) قسمت دبیر خانه و تایپ:

1-مکانیزه نمودن دبیرخانه از جمله راه اندازی نرم افزار جدید و دو دستگاه رایانه برای ثبت نامه ها.

2-بایگانی روزانه نامه ها بر حسب طبقه بندی اسمی.

3-ثبت آنی نامه های دریافت شده از طرف دبیرخانه و ارسال و پخش سریع آنها .

4-هماهنگی با اداره پست در زمینه های دریافتی ویا ارسال بصورت شبانه روزی.

5-خرید دو دستگاه چاپ وتکثیر جهت تسریع در تکثیر سئوالات امتحانی و نیز نامه های واحد.

6- چاپ وتکثیر و انجام کلیه کارهای مربوط به دبیر خانه مرکز ترکمانچای، دانشکده علوم انسانی و سما

فعالیت دو  شیفتی (صبح و بعد از ظهر) کارکنان دبیر خانه و تایپ

امور مالی

1.ارتقاع و راه اندازی کلیه نرم افزارهای حسابداری ،حقوق و دستمزد ، انبار ، دریافت و پرداخت و بهنگام سازی

کدینگهای حسابداری

2. ارتقاء روشهای مالی بر اساس گزارشات و مصوبات سازمان و اجلاسهای مدیران و معاونان واحدها

3. تغییر سیستم ثبت و نگهداری اسناد مالی شهریه برای کلیه دانشجویان که مستلزم افتتاح4000 فایل جدید

نرم افزاری در حسابهای صندوق رفاه بوده است که بر اساس بخشنامه سال81 الزامی بوده و تاکنون اجرا و عمل

نمی شده است

4.ایجاد بایگانی انفرادیاسناد مالی شهریه دانشجویان برای کلیه ورودیهای 85 وکارشناسیهای 84 برای کنترل هر

چه بهتر.

5. نصب و راه اندازی سیستم سرور مرکزی ، مخصوص حوزه امور مالی برای  برنامه های نرم افزاری مالی درجریان

ارتقاء سیستم ها و بهره برداری هر چه بهتر ، تغییر نما و رنگ آمیزی امور مالی

6. تسریع در عملیات امور مالی (دریافت و پرداخت ) و صدور تعداد2000 سند پرداخت  چک که 90% ظرف اولین

روز صدور سند تحویل ارباب رجوع گردیده است.

7. ثبت و گزارش حدود 1400 فقره تخفیف شهریه ظرف مدت 48 ساعت

8.صدور گواهی وصولی و معرفی نامه های مالی برای 800 نفر دانشجو

9. بازبینی و کنترل کلیه اسناد امور مالی حدود 20000 سند از سال 74 تا سال84

10. ارسال به موقع ترازهای ماهانه با وجود مشکلات عدیده از جمله تغییرات نرم افزاری و سخت افزاری

11.تفکیک و جدا سازی حسابها و عملیات مربوط به حسابهای سما و راه اندازی امور مالی مربوط به سما در

ساختمان دانشکده

12.درج اطلاعات و استخراج لیستهای حقوقی ماهانه بدون هیچ گونه تاخیر در کوتاهترین زمان ممکن

13.پیشنهاد و تقویت نحوه عمل خرید ها به صورت کلی با توجه به نیاز و مصرف دائمی بعضی اقلام

14.فعال و کارا نمودن کمیسیون معاملات طبق آئین نامه نسبت به گذشته

15.تهیه احکام برای اعضا ی کمیسیون معاملات طبق آئین نامه

16.تهیه دفتر ثبت جلسات کمیسیون معاملات  با شماره های سریال و مسلسل در دو برگ

17.پیشنهاد و اجرای طرح بهینه تآمین کلیه فطعات کامپیوتری مورد نیاز واحد برای خریداری بیش از 3،000،000

ریال از کانال کمیته MIS  واحد بر اساس روش گذازی امور مالی

در صورت داشتن هر گونه سوال ، انتقاد یا پیشنهاد اینجا کلیک کنید

معاونت آموزشي       معاونت پ‍ژوهشي       معاونت اداري - مالي       معاونت دانشجويي           آرشيو اخبار